Suggerimenti pratici per non "affogare" nelle e-mail

La mia esperienza di lavoro in aziende multinazionali mi ha mostrato che si lavora sempre di più tramite e-mail. Molti ricevono più di 100 e-mail ogni giorno. La posta elettronica offre grandi vantaggi quando le aziende operano su continenti diversi: per es., prima di uscire dall’ufficio lascio un compito ad una persona in America, e quando rientro la mattina seguente sono già informata sui risultati. Si può dire che l’azienda lavora 24 ore al giorno. La sovrabbondanza di e-mail può però sottrarre molto tempo del proprio lavoro. Le persone stanno affogando in un mare di messaggi perché spesso vengono coinvolte senza che ciò sia necessario.

Ci sono, infatti, e-mail funzionali allo scopo e altre meno, che si trascinano in coda tutte le precedenti e-mail scritte sull’argomento, coinvolgendo tantissime persone sia come destinatari sia in copia conoscenza. Il risultato che si ottiene è che poi nessuno prende una decisione o svolge il compito richiesto, perché non si capisce chi debba fare cosa. Per ridurre, almeno parzialmente, questo problema, si può cominciare personalmente col mettere in pratica i seguenti suggerimenti.

Sei consigli per migliorare le proprie e-mail

Vi propongo 6 consigli, semplici ma efficaci, che ho ascoltato di recente nel podcast di George Hayhoe dal titolo: Six Tips for Effective E-Mail

Nel campo riservato ai destinatari (indicato con “A” o “To”) mettere solo i veri destinatari, cioè il decision maker, ovvero colui che deve fare o decidere qualcosa, piuttosto che le persone che devono assolutamente conoscere il contenuto.
Nel campo “Oggetto” (in inglese “Subject”) il testo deve essere descrittivo e indicare l’obiettivo del messaggio.
Nel primo paragrafo, oltre il quale molti lettori non vanno, e che proprio per questo è estremamente importante, innanzitutto ci deve essere indicato chiaramente lo scopo del messaggio. Poi deve descrivere brevemente il problema, il vostro ruolo e l’azione che deve intraprendere il lettore.
Nel secondo paragrafo si devono mettere solo i “fatti essenziali” di supporto, senza eccedere nei dettagli.
Nel terzo paragrafo dovete offrire informazioni sulla soluzione che proponete, spiegando perché la vostra soluzione è la migliore.
Altri paragrafi non sono necessari; ulteriori dettagli (tipo procedure, budget, piani, ecc.) possono essere messi in documenti allegati.

Come gestire la posta elettronica

Anche se miglioriamo le nostre e-mail, è probabile che la quantità che ne riceviamo rimanga molto alta. Come gestire tutte questa posta elettronica? Suggerisco la tecnica “Inbox Zero”, ovvero tenere vuoto l’inbox (la cartella della posta in arrivo). Sembra impossibile? Provate a seguire i consigli di Merlin Mann, che li mostra molto efficacemente in questa presentazione tenuta presso Google: