Un decalogo per organizzare file, documenti e cartelle nel file system

Si parte da lontano per capire come organizzare l’informazione di un sito internet aziendale. Con alcuni clienti cominciamo guardando come organizzare file e documenti aziendali nei computer. A volte ci troviamo di fronte a cartelle o documenti con nomi incomprensibili come “ACC S Fim” o “accert.doc”. In questi casi anche i clienti stessi fanno fatica a interpretare  con risultanti perdite di tempo.

Abbiamo così deciso di creare alcune linee guida per dare nomi comprensibili a cartelle e documenti.

10 regole per nominare correttamente directory e files

1. Non userai abbreviazioni (molte volte non sono comprensibili)
2. Userai solo solo caratteri alfanumerici (no altri segni/simboli
3. Non userai mai lo spazio vuoto (nei siti internet non verrebbe riconosciuto) ma lo sotituirai con il segno di underscore “_” o “-”al posto dello spazio
4. Non userai più di tre parole (con deroghe in casi eccezionali)
5. Userai le lettere maiuscole solo per la prima lettera delle parole
6. Eviterai di usare gli articoli (Il, lo, la…)
7. Non avrai più file o cartelle con lo stesso nome.
8. Aggiungerai il numero della revisione (due cifre) in fondo al nome e il documento finale sarà quello con numero revisione più elevato, oppure sarà quello senza numero.
9. Quando userai un criterio cronologico – scriverai la data all’inizio del nome in ordine AAAA-MM-GG (anno-mese-giorno)
10. Quando userai categorie utilizzerai numeri a due cifre (es. 23, 01) per ottenere un ordine non alfabetico.

Organizzare file: un consiglio finale

Attenzione: una regola da non sottovalutare è la lunghezza massima dei nomi. Il computer potrebbe avere problemi in fase di backup duplicazione dati o eliminazione se i nomi sono troppo lunghi.

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