Mi capita tuttora di entrare per la prima volta in aziende che non hanno una chiara politica per la posta elettronica, anche se la usano quotidianamente e sono consapevoli del suo potere. Ho visto situazioni dove la procedura aziendale prevedeva la stampa e l’archiviazione di tutte le email ricevute.
La posta elettronica è strettamente legata al suo dominio – ovvero la parte dopo la chiocciola.
esempio. mario.rossi@yahoo.it
Siccome un’azienda non è dipendente da Yahoo!, Virgilio, Libero…non è corretto utilizzare la posta elettronica dei portali per scopi aziendali primari. Equivale a fare un servizio di pubblicità gratuita a quei domini e a quelle aziende che stanno dietro al dominio.
Ottenere un dominio e avere caselle di posta elettronica legate a quel dominio è facile, economico sicuro. Esistono dei servizi on line con prezzi molto contenuti che permettono non solo alle aziende ma a chiunque di usufruire di domini e caselle di posta elettronica propri.
In poche parole un’azienda DEVE avere il proprio dominio e la propria posta elettronica.
Le caselle istituzionali sono generiche e permettono la gestione di risposte indipendentemente dalla persona. I nomi completi non sono necessariamente da preferire ad abbreviazioni: il vantaggio di [email protected] è che a differenza di [email protected] info è un termine multilingua, come lo è anche [email protected]
Esistono due standard aziendali per le caselle personali: [email protected] [email protected], [email protected] L’utilizzo del solo cognome o del solo nome non basta perchè si possono facilmente confondere le identità. Inoltre è consigliabile mettere un nome alla propria casella e-mail che sostituisce in visualizzazione l’indirizzo e-mail ad esempio RAGIONE SOCIALE AZIENDA: Nome Cognome oppure.
I messaggi di posta elettronica di un’azienda dovrebbero essere uniformati agli standard aziendali. Occorre evitare il più possibile fare delle e-mail con immagini o strane formattazione di testo. Ricordate che il formato antico text only (UTF-8) è il migliore evitando di usare caratteri al fuori di quelli dell’alfabeto inglese. Alcuni punti da tenere presente:
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