Avere il sito aziendale, usare le email aziendali, vendere o rendere disponibili alcuni servizi tramite il sito non significa essere proprietari di quel sito, ovvero del dominio, dello spazio web, del database e di quant’altro concerne l’architettura a supporto del contenuto web.
Acquisendo nuovi clienti, ci è capitato di scoprire che il loro dominio aziendale e i servizi a esso associati non erano di loro proprietà e sotto il loro controllo giuridico-amministrativo, ma intestati all’agenzia di comunicazione che ha realizzato il sito.
Questa procedura è tuttora molto in voga: è più comodo, semplice e veloce registrare un dominio inserendo una email di riferimento controllata dall’agenzia di comunicazione. Lo è non solo per l’agenzia, ma anche per l’azienda, che non deve inoltrare al proprio consulente tutte le email che arrivano dall’hosting provider.
Poi però può succedere che il rapporto con l’agenzia che vi ha fatto il sito giunga al termine. Ciò può essere dovuto a molti fattori: mutano le vostre esigenze aziendali, il modo di lavorare dell’agenzia, i costi dei servizi, i rapporti interpersonali, il personale stesso… e decidete di cambiare agenzia di comunicazione.
Gli errori più frequenti
Solo allora scoprite che il dominio è registrato a nome della vostra azienda, ma:
- l’indirizzo postale è quello dell’agenzia
- l’email di riferimento non la controllate voi: tutte le comunicazioni relative al dominio e ai servizi attivati arrivano all’agenzia
- i dati di fatturazione fanno riferimento all’agenzia
- il dominio è registrato su un mantainer, mentre le caselle di posta elettronica sono posizionate su un servizio di gestione DNS differente e lo spazio web è su un server dell’agenzia di comunicazione.
La cosa si complica se avete dei domini di terzo livello, servizi ftp, database…
No, non è uno scenario catastrofico: è quello che ci è capitato spesso acquisendo clienti in possesso di un sito web realizzato da altri.
I rischi di un dominio non registrato correttamente
Il problema è che le procedure di modifica di questi dati sono lunghe e costose. Per ogni variazione bisogna compilare documenti, farli firmare al responsabile aziendale, faxarli con una copia del documento di identità, ottenere dall’agenzia l’inoltro delle email ricevute sull’indirizzo di riferimento da loro controllato… sono ore di lavoro, per noi e per voi. In più, c’è il rischio di rimanere offline, senza email, sito web e servizi annessi per ore, se non giornate intere. In casi limite, il vostro dominio potrebbe addirittura finire in mano a una ditta concorrente.
Capirete come non sia soltanto più corretto, ma anche semplice, sicuro ed economico essere intestatari e referenti primari del dominio aziendale e dei suoi servizi.
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