4 aprile 2012
Alessandra Cimatti

C’è un formato efficace per le e-mail di lavoro?

La mia esperienza in aziende multinazionali mi ha mostrato che si lavora sempre di più tramite e-mail, con una media di 100 e-mail ricevute al giorno molto comune per tante persone. Ci sono dei grossi vantaggi quando le aziende operano su continenti diversi: prima di uscire dall’ufficio lascio un compito ad una persona in America, e quando rientro la mattina dopo sono avvisata che il compito è stato portato a termine. Si può dire che l’azienda lavora 24 ore al giorno.

C’è però un lato negativo: le persone stanno affogando in mari di e-mail, spesso perché vengono inserite come destinatari in tutta una serie di e-mail sulle quali non dovrebbero essere coinvolte. Ci sono e-mail scritte bene ma anche tante composte male, con lunghissime code allegate di tutti le e-mail inviate sull’oggetto, con tantissime persone in copia conoscenza, e spesso nessuno che prende una decisione o svolge un compito necessario, perché non si capisce chi debba fare cosa.

Per alleviare un po’ questo problema, si può cominciare adottando un formato più efficace per le proprie e-mail.
Come procedere?
Eccovi sei consigli semplici ma efficaci:

1. Nella linea “A” (ovvero i destinatari) mettere SOLO i veri destinatari. Chi sono costoro? Le possibilità sono solo due:
   1. il decision maker, ovvero colui che deve fare qualcosa o decidere qualcosa
   2. le persone che devono assolutamente conoscere il contenuto
   3. Nella linea “Oggetto” (in inglese “Subject”) il testo deve essere descrittivo e indicare l’obiettivo del messaggio.
   4. Siccome molti lettori non vanno oltre il primo paragrafo del contenuto, il primo paragrafo diventa estremamente importante. Come costruirlo?
   5. a. Indicare chiaramente lo scopo del messaggio
   6. Poi descrivere brevemente:
      • Il problema
      • Il vostro ruolo
      • L’azione che deve intraprendere il lettore
2. Il secondo paragrafo deve offrire informazioni “essenziali” di supporto
   1. Non in molto dettaglio
   2. Solo i fatti essenziali
3. Il terzo paragrafo deve offrire informazioni sulla soluzione che proponete, spiegando perché la vostra soluzione è la migliore
4. Altri paragrafi non sono necessari; ulteriori dettagli possono essere messi in documenti allegati al messaggio (tipo procedure, budget, piani, ecc.)

Anche se miglioriamo le nostre e-mail, è probabile che la quantità che ne riceviamo rimanga molto alta. Come gestire tutte queste e-mail? Suggerisco la tecnica “Inbox Zero” , ovvero tenere vuoto l’inbox della posta elettronica. Sembra impossibile? Provate a seguire i consigli di Merlin Mann, che li mostra molto efficacemente in questa presentazione:

Auguri per un inbox vuoto!

Alessandra
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