La mia esperienza in aziende multinazionali mi ha mostrato che si lavora sempre di più tramite e-mail, con una media di 100 e-mail ricevute al giorno molto comune per tante persone. Ci sono dei grossi vantaggi quando le aziende operano su continenti diversi: prima di uscire dall’ufficio lascio un compito ad una persona in America, e quando rientro la mattina dopo sono avvisata che il compito è stato portato a termine. Si può dire che l’azienda lavora 24 ore al giorno.
C’è però un lato negativo: le persone stanno affogando in mari di e-mail, spesso perché vengono inserite come destinatari in tutta una serie di e-mail sulle quali non dovrebbero essere coinvolte. Ci sono e-mail scritte bene ma anche tante composte male, con lunghissime code allegate di tutti le e-mail inviate sull’oggetto, con tantissime persone in copia conoscenza, e spesso nessuno che prende una decisione o svolge un compito necessario, perché non si capisce chi debba fare cosa.
Per alleviare un po’ questo problema, si può cominciare adottando un formato più efficace per le proprie e-mail.
Come procedere?
Eccovi sei consigli semplici ma efficaci:
Anche se miglioriamo le nostre e-mail, è probabile che la quantità che ne riceviamo rimanga molto alta. Come gestire tutte queste e-mail? Suggerisco la tecnica “Inbox Zero” , ovvero tenere vuoto l’inbox della posta elettronica. Sembra impossibile? Provate a seguire i consigli di Merlin Mann, che li mostra molto efficacemente in questa presentazione:
Auguri per un inbox vuoto!
Alessandra
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